Osnovne karakteristike ShakeSpeare DMS-a ogledaju se u sledećem:

-Centralna arhiva dokumenata
-Unos dokumenata u sistem putem različitih medija (skenera, fajlova, e-pošte, interneta…)
-Vođenje delovodnika
-Inteligentni sistem obrazaca (šablona) za kreiranje novih dokumenata
-Praćenje dokumenata po verzijama
-Vezivanje meta podataka za dokumente
-Napredno upravljanje pravima i dozvolama nad dokumentima u arhivi
-Napredne algoritme: OCR, ICR, ADF, duplex
-Pretragu dokumenata po celom tekstu (full text search)
-Izuzetan sistem sigurnosti (zaštite podataka)
-Pristup dokumentima preko Web interfejsa

Kao vrhunski document management software, ShakeSpeare DMS omogućava efikasniju distribuciju i kontrolu nad informacijama i dokumentima u okviru organizacije tako što pojednostavljuje poslovne procedure, kretanje dokumentacije i obaveštavanje putem e-pošte.

Upotreba ShakeSpeare DMS doprinosi smanjenju troškova i povećanju efikasnosti rada na sledeće načine:

-Smanjuje količinu potrebnih kopija svakog pojedinačnog dokumenta
-Sprečava mogućnost da se dokument izgubi
-Štedi vreme na pronalaženju potrebnog dokumenta
-Smanjuje upotrebu tonera za štampače
-Ubrzava interkompanijsku komunikaciju i komunikaciju sa klijentima
-Štedi prostor za skladištenje dokumentacije
-Smanjuje mogućnost grešaka u radu
-Omogućava upravljanje arhivom sa jednog desktop računara

ShakeSpeare DMS je adekvatan alat koji do sada već upotrebljavaju:

-Ministarstva
-Banke
-Javne uprave
-Programerske kuće
-Agencije
-Proizvodna preduzeća
-Marketinške agencije
-Pravne službe u okviru preduzeća
-Advokati
-Svi drugi oblici organizacija