DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
Sva dokumentacija – na jednom mestu, uvek pod kontrolom.
GoPro Document Central uvodi red u poslovnu dokumentaciju uspostavljanjem jasnih procesa za zavođenje, obradu i arhiviranje dokumenata.
DA LI SE PREPOZNAJETE U NEKOJ OD SITUACIJA?
Izgubljeni dokumenti, nedospele fakture, nepregledna arhiva…
Skoro svakoj kompaniji se nakon nekog vremena desi da dokumentacija više nije pod kontrolom. Ugovori se traže po mejlovima, fakture kasne na odobrenje, a ko je i kada menjao određeni dokument, niko ne zna sigurno.
Tu u pomoć priskače GoPro Document Central, DMS rešenje koje omogućava efikasniju distribuciju i kontrolu nad informacijama i dokumentima u okviru firme tako što pojednostavljuje i uniformiše poslovne procedure, kretanje dokumentacije i obaveštavanje putem e-pošte.
Dokumenti su rasudi svuda
Mejlovi, deljeni diskovi, fascikle na desktopu, niko nije siguran gde se šta tačno nalazi.
Procesi odobrenja traju predugo
Faktura čeka dane na odobrenje jer odgovorna osoba nije ni znala da treba da reaguje.
Saradnja u okviru dokumente je komplikovana
Dokumenta se dele mejlovima, komentari gube, a finalna verzija nastaje copy-paste metodom iz više različitih fajlova.
KAKO IZGLEDA GOPRO DOCUMENT CENTRAL?
GoPro Document Central
Pametna automatizacija, manje grešaka, dodatna ušteda i poboljšana sigurnost samo su neke od pogodnosti koje Document Central nudi. Sada, umesto da preturate po fiokama i papirima, možete napraviti elektronsku arhivu u kojoj ćete moći da čuvate bitna dokumenta.
GoPro Document Central poseduje sledeće celine koje se mogu implementirati u zavisnosti od vaših potreba.
Proces odobravanja dokumentacije
Ovaj proces podrazumeva kretanje dokumenta kroz različite faze i različite odgovorna odeljenja ili osobe, sve do konačnog arhiviranja ili odbacivanja. Kroz definisani proces, u sistemu će biti omogućeno da se isprati kompletan tok dokumentacije kao i aktivnosti korisnika nad njom.
Arhivska knjiga
Sistem omogućava efikasno evidentiranje i kategorizaciju dokumentacije po usvojenoj Listi kategorija, rokove čuvanja, jedinstveni broj registratora, i fizičku lokaciju, bilo tokom zavođenja u elektronski delovodnik, bilo naknadno kad je dokumentacija već zavedena. Sistem omogućava jednostavno formiranje i izvoz prepisa Arhivske knjige.
Proces odobravanja ulaznih faktura
Ukoliko je potrebno može se implementirati ovaj proces koji ima nego drugačije metapodatke i tok od procesa odobravanja dokumentacije.
Notifikacije za korisnike
U sistemu postoji mogućnost da se automatski korisniku ili grupi korisnika pošalje mailom određena informacija o arhiviranom dokumentu ili procesu vezanom za dokument koji je u fazi obrade.
KOJE SU POGODNOSTI GOPRO DOCUMENT CENTRAL-A?
Sve na jednom mestu
Pokrijte sve potrebe s jednim rešenjem – Postavite čvrstu osnovu za automatizaciju poslovnih procesa. Ovaj alat poboljšava sigurnost podataka, povećava efikasnost i produktivnost, štedi vreme i čini upravljanje dokumentima lakšim nego ikada pre.
Rad više korisnika na jednom mestu – Omogućava istovremeni rad više korisnika na jednom dokumentu u realnom vremenu i čuva sve verzije dokumenata koje je moguće pregledati u svakom trenutku.
Brže i bolje donošenje odluka – Obezbeđuje brz pristup relevantnim informacijama u realnom vremenu na bilo kom uređaju, kako bi se proces odlučivanja maksimalno optimizovao.
Zagarantovana sigurnost podataka – Čuvanje dokumenata u Microsoft cloud-u bez bojazni od prestanka rada usluge, neovlašćenog pristupa, zlonamernog uništavanja, krađe ili otkazivanja opreme u kompaniji.
Čuvanje dokumenata online – Na raspolaganju vam je čak 1 TB prostora za skladištenje digitalnih fajlova na Microsoft-ovoj cloud platformi. Nema potrebe za kupovinom skupog hardvera koji konstantno morate nadograđivati kako dokumentacija bude rasla.
ZAŠTO IMPLEMENTIRATI GOPRO DOCUMENT CENTRAL?
Pravo rešenje za kompanije kojima je dokumentacija postala opterećenje
Zašto GoPro Document Central?
Postoji puno DMS rešenja na tržištu. Document Central se izdvaja time što je prilagođen načinu poslovanja kompanija na srpskom tržištu i zakonskim obavezama. Implementira ga i podržava lokalni tim koji razume specifičnosti vaše industrije. Sistem nema ograničenja u broju korisnika i skalabilan je, što ga čini savršenim za timove svih veličina.
✅Uvođenje centralne arhive za dokumentaciju
✅Integracija sa ostalim aplikacijama Microsoft ekosistema
✅Skalabilnost
✅Ubrzanje poslovnih procesa
✅Smanjenje ručnog unosa
✅Sistematizacija dokumentacije firme
✅Standardizacija procesa i dokumentacije
✅Optimizacija poslovnih procesa kompanije
✅Bolja kontrola nad dokumentacijom i tokom dokumentacije
✅Rešavanje kašnjenja i gubitka dokumentacije
✅Brza pretraga dokumentacije
✅Ušteda na resursima (oprema, prateći sistemski softver, ljudski resursi na održavanju)
✅Čuvanje verzija dokumentacije
✅Korišćenje templejta za svaku vrstu dokumenata
✅Unos metapodataka za svaku vrstu dokumenata
✅Elektronska distribucija dokumenata korisnicima kroz poslovni proces
✅Efikasna i efektivna organizacija radnog vremena zaposlenih kroz različita obaveštenja i notifikacije emailom
✅Prilagođenost mobilnim uređajima
✅Koautorstvo – istovremeni rad više korisnika na jednom dokumentu
✅Čuvanje kompletne istorije promene na dokumentima
✅Čuvanje dokumenata od zlonamernog brisanja
SPREMNI ZA SLEDEĆI KORAK?
Javite nam se
Saznajte kako GoPro Document Central može transformisati vaše poslovanje. Naši eksperti su tu da odgovore na vaša pitanja i pomognu da donesete pravu odluku.
Popunite formu i kontaktiraćemo vas u najkraćem roku.
