Odluka o uvođenju DMS rešenja nije samo tehnička odluka, već strateški korak koji može promeniti način na koji vaša kompanija funkcioniše. Dešava se da kompanije ne posvete dovoljno vremena istraživanju, odaberu prvo DMS rešenje na koje nalete, a to rešenje na kraju ne zadovoljava njihove potrebe.
Ukoliko ste u potrazi za novim DMS-om, kako da znate na koje stvari treba da obratite pažnju? Postoji veliki broj opcija na tržištu, a svaka od njih nudi različite funkcionalnosti i fokusira se na drugačije probleme.
Zato je važno da pre donošenja odluke jasno definišete šta želite da postignete uvođenjem DMS-a. Da li je cilj bolja organizacija dokumenata, brža pretraga informacija, veća bezbednost podataka ili automatizacija određenih poslovnih procesa? U praksi, najčešće je u pitanju kombinacija svih ovih faktora.
Ovaj tekst će ukazati na stvari na koje treba da obratite pažnju kako biste odabrali rešenje koje će najviše odgovarati vašim potrebama.
Da li ste dobro procenili vaše potrebe?
Dobro obratite pažnju na glavne izazove u upravljanju dokumentima sa kojima se suočava vaša kompanija. Razmislite o broju korisnika, vrstama dokumenata koje koristite i potrebama za deljenjem i saradnjom.
Da li se rešenje lako koristi?
Kada kompanije istražuju DMS, inicijalno se mogu fokusirati na pozadinske stvari, funkcionalnosti i benefite. Umesto toga, treba razmisliti kako će se prosečan zaposleni snaći u ulozi korisnika. Čak i one najbolje funkcionalnosti ne znače puno, ako polovina ljudi u vašem timu nije sigurna kako da ih koristi.
Da li su podaci bezbedni?
U toku je digitalna revolucija, a kao posledica toga, sajber napadi su u porastu. Sigurnost je važna, pogotovo kada je reč o osetljivim poslovnim podacima. Odaberite DMS rešenje koje ima napredne sigurnosne funkcije, kao što su enkripcija i kontrola pristupa.
Da li je kompatibilno sa ostalim aplikacijama i programima?
Da li se programi i sistemi koje članovi tima svakodnevno koriste mogu lako integrisati sa novim DMS-om? Na primer, sa Microsoft 365 (Office) aplikacijama. DMS rešenje treba da olakša posao, a ne da ga dodatno zakomplikuje.
Da li možete da se oslonite na korisničku podršku?
Čak i ako koristite najbolje DMS rešenje možete naići na poteškoće, zato je važno da znate koje su vaše opcije kada dođe do njih. Na koji način možete da kontaktirate podršku? Koji nivo podrške pružaju? Da li su responzivni? Sve ovo su pitanja koje biste trebalo postaviti sebi prilikom odabira rešenja.
I dalje niste sigurni koje DMS rešenje je za vas?
Na današnjem tržištu možete pronaći bezbroj DMS rešenja koja nude dosta mogućnosti. Dokumenta su stubovi vašeg poslovanja, zbog toga morate biti pažljivi prilikom izbora DMS rešenja.
Odgovarajuće rešenje, kao što je Document Central, će Vam pomoći da postavite čvrstu osnovu za automatizaciju poslovnih procesa. To je moćan alat koji poboljšava sigurnost vaših podataka, povećava efikasnost i produktivnost, štedi vreme i čini upravljanje dokumentima lakšim nego ikada pre.
Document Central je dostupan online, možete mu pristupiti preko bilo kog internet pretraživača, što ga čini neverovatno jednostavnim za korišćenje.
Ako imate bilo kakva pitanja u vezi sa Document Central-om slobodno nas kontaktirajte.
