Danas je gotovo nemoguće zamisliti poslovanje bez ogromne količine dokumenata, ugovora, faktura, ponuda i izveštaja. Kada se njima ne upravlja na pravi način, dolazi do bespotrebnog gubitka vremena, grešaka, rizika od gubitka podataka i smanjenja produktivnosti. Upravo zato se sve više kompanija opredeljuje za DMS rešenja.
Ako se pronalazite u nekoj od sledećih situacija, to je znak da je vašoj kompaniji potreban DMS:
1. Borite se sa gomilom papira i fajlova koje ne možete pronaći kada vam zatrebaju
Koliko puta vam se desilo da satima ne možete doći do potrebnog dokumenta? Ako se dokumenta nalaze po fiokama, mejlovima ili u raznim folderima, to znači da trošite dragoceno vreme. DMS rešenje omogućava da na brz, lak i jednostavan način pristupite dokumentima. Samo pretražite željeni dokument po odgovarajućim ključnim rečima i pristupite mu za čas.
2. Vaše kolege često rade na pogrešnim verzijama fajlova
Da li se dešava da kolege rade na zastarelim verzijama dokumenta, a da toga nisu ni svesni? DMS čuva istoriju svih izmena i omogućava da uvek radite na najnovijoj verziji, uz mogućnost povratka na prethodnu ukoliko je to potrebno.
3. Deljenje dokumenata je previše komplikovano
DMS olakšava saradnju zaposlenih u okviru dokumenata. Timovi mogu jednostavno deliti fajlove, što poboljšava komunikaciju i koordinaciju unutar kompanije. Neka rešenja čak omogućavaju podešavanje email obaveštenja kada se promeni status dokumenta, kako za sebe, tako i za kolege. Sve ovo omogućava da timovi efikasno rade zajedno, čak i kada se nalaze na različitim lokacijama ili vremenskim zonama.
4. Niste sigurni da li su vaši podaci zaštićeni
Papirna dokumenta se lako mogu izgubiti ili oštetiti, a digitalni fajlovi bez zaštite mogu završiti u pogrešnim rukama. Ako niste sigurni ko sve ima pristup osetljivim dokumentima, vreme je da razmotrite DMS rešenje. DMS rešenje pruža napredne sigurnosne opcije kako bi se zaštitili osetljivi podaci od neovlašćenog pristupa.
5. Dosta vam je sporih procesa i ručnog unosa
Ako zaposleni i dalje štampaju papire da bi ih potpisali, ručno unose podatke u više sistema ili čekaju kolege da odobre dokument, to dodatno usporava ceo posao. DMS automatizuje tokove rada, od kreiranja i obrade dokumenata do arhiviranja, što značajno ubrzava procese i smanjuje mogućnost greške.
Niste sigurni koje DMS rešenje je za vas?
Na današnjem tržištu možete pronaći bezbroj DMS rešenja koja nude dosta mogućnosti. Dokumenta su stubovi vašeg poslovanja, zbog toga morate biti pažljivi prilikom izbora DMS rešenja.
Odgovarajuće rešenje, kao što je Document Central, će pomoći da postavite čvrstu osnovu za automatizaciju poslovnih procesa. To je moćan alat koji poboljšava sigurnost vaših podataka, povećava efikasnost i produktivnost, štedi vreme i čini upravljanje dokumentima lakšim nego ikada pre.
Document Central je dostupan online, možete mu pristupiti preko bilo kog internet pretraživača, što ga čini neverovatno jednostavnim za korišćenje.
