Ubrzani razvoj tehnologije i rastuća potreba za efikasnošću u poslovanju doneli su sa sobom značajnu promenu u načinu na koji kompanije upravljaju dokumentima. Digitalizacija više nije opcija, već nešto što je neophodno. Implementacijom DMS rešenja kompanije mogu drastično poboljšati poslovanje. Ne samo da obezbeđuje brži pristup informacijama i bolju saradnju među zaposlenima, DMS rešenje pomaže i u smanjenju troškova.
Centralizovano upravljanje dokumentima
Jedan od najvećih izazova sa kojim se suočavaju kompanije danas jeste efikasno upravljanje velikim brojem dokumenata. DMS omogućava centralizovano skladištenje svih dokumenata na jednom mestu, čineći ih lako dostupnim svim ovlašćenim zaposlenima. Bez obzira na to da li se radi o fakturama, ugovorima, izveštajima ili nečemu drugom, sve je uredno organizovano i spremno za brzu pretragu i korišćenje.
Poboljšanje efikasnosti i produktivnosti
Papirna dokumentacija često zahteva puno vremena za pretragu, obradu i deljenje, što značajno usporava radne procese. DMS rešenja omogućavaju brzo pretraživanje i pristup dokumentima, čime se značajno smanjuje vreme potrebno za obavljanje svakodnevnih zadataka. Dokumentacija često mora da prođe kroz nekoliko faza, a ponekad se ta ista dokumentacija može izgubiti na nečijem stolu. DMS rešenja ne samo da omogućavaju praćenje dokumenata, nego i obezbeđuju pregled dosadašnjih izmena, kao i da li je neko odobrio dokument.
Unapređena sigurnost podataka
U modernom poslovanju, zaštita poverljivih informacija je od suštinskog značaja. DMS rešenja nude napredne bezbednosne funkcije koje štite dokumente od neovlašćenog pristupa, krađe ili gubitka. Pristup dokumentima može biti ograničen na osnovu korisničkih privilegija, a svaka akcija nad dokumentom može biti praćena i zabeležena, što omogućava punu kontrolu nad osiguranjem podataka.
Usklađenost sa propisima
Sve veći broj industrija suočava se sa strogim regulativama kada je u pitanju upravljanje podacima. DMS sistemi pomažu kompanijama da lako prate i usklađuju svoje poslovanje sa važećim zakonima i propisima. Mogućnost praćenja promena u dokumentima i arhiviranje dokumenata u skladu sa zakonskim zahtevima osigurava da kompanije izbegnu pravne probleme i kazne.
Smanjenje troškova poslovanja
Implementacija DMS rešenja može značajno smanjiti troškove poslovanja. Digitalizacija dokumenata smanjuje potrebu za fizičkim prostorom za skladištenje, kao i troškove povezane sa papirnim poslovanjem – od troškova papira, štampe, do troškova transporta i poštarine. Dodatno, povećana efikasnost rada dovodi do boljeg iskorišćenja vremena zaposlenih, što se direktno odražava na profitabilnost kompanije.
Rad na daljinu i bolja saradnja među zaposlenima
U današnjem poslovnom okruženju, gde rad na daljinu postaje sve češći, DMS rešenja omogućavaju zaposlenima pristup dokumentima sa bilo koje lokacije i u bilo koje vreme. To znači da bez obzira na to gde se nalaze, članovi tima mogu nesmetano raditi, sarađivati i deliti dokumente, što povećava fleksibilnost i prilagodljivost poslovanja.
Niste sigurni koje DMS rešenje je za vas?
Na današnjem tržištu možete pronaći bezbroj DMS rešenja koja nude dosta mogućnosti. Dokumenta su stubovi vašeg poslovanja, zbog toga morate biti pažljivi prilikom izbora DMS rešenja.
Odgovarajuće rešenje, kao što je Document Central, će Vam pomoći da postavite čvrstu osnovu za automatizaciju poslovnih procesa. To je moćan alat koji poboljšava sigurnost vaših podataka, povećava efikasnost i produktivnost, štedi vreme i čini upravljanje dokumentima lakšim nego ikada pre.
Document Central je dostupan online, možete mu pristupiti preko bilo kog internet pretraživača, što ga čini neverovatno jednostavnim za korišćenje.
