Ušteda novca

Povratak investicije (ROI) vezan za implementaciju ShakeSpeare-a iznosi manje od jedne godine a ušteda na troškovima upravljanja dokumentacijom iznosi do 40%.

Značajna ušteda rezultat je smanjenja upotrebe hartije, tonera za štampače, duplikata dokumenata (kopiranja dokumentacije), prostora za skladištenje, bržeg vremena oporavka u slučaju nepredviđenih okolnosti (požari, poplave i slično).

Ušteda vremena

Umesto trošenja vremena na pronalaženje dokumenta u papirnom obliku, zaposleni mogu da se fokusiraju na svoje postojeće kupce i pridobijanje novih. Procenjuje se da zaposleni oko 20% svog radnog vremena troše na traženje dokumenta koji im je potreban.

Povećanje efikasnosti i produktivnosti

Postiže se inteligentnom pretragom dokumenata po različitim kriterijumima, automatizovanim sistemom distribucije dokumenata, manjom količinom rada i broja grešaka koji zaposleni prave, upravljanjem celokupnom arhivom sa jednog računara. Sve ovo doprinosi bržem generisanju potrebnih informacija.

Ubrzanje interkompanijske i intrakompanijske komunikacije

Upotrebom Shakespeare, izuzetno je pojednostavljen postupak deljenja i distribucije dokumenata između zaposlenih putem mreže u okviru organizacije.

Automatizacija poslovnih procesa

Kao posledica automatizacije poslovnih procesa dolazi do širokog spektra pozitivnih efekta kao što su smanjenje troškova papirne dokumentacije, fotokopiranja, ručnog kretanja dokumenata, praznih hodova, smanjenje mogućnosti grešaka.

Osnovne karakteristike ShakeSpeare DMS-a ogledaju se u sledećem:

• Centralna arhiva dokumenata.
• Unos dokumenata u sistem putem različitih medija (skenera, fajlova, e-pošte, interneta…).
• Vođenje delovodnika.
• Inteligentni sistem obrazaca (šablona) za kreiranje novih dokumenata.
• Praćenje dokumenata po verzijama.
• Vezivanje meta podataka za dokumente.
• Napredno upravljanje pravima i dozvolama nad dokumentima u arhivi.
• Napredne algoritme: OCR, ICR, ADF, duplex.
• Pretragu dokumenata po celom tekstu (full text search).
• Izuzetan sistem sigurnosti (zaštite podataka).
• Pristup dokumentima preko Web interfejsa.

Kao vrhunski document management software, ShakeSpeare DMS omogućava efikasniju distribuciju i kontrolu nad informacijama i dokumentima u okviru organizacije tako što pojednostavljuje poslovne procedure, kretanje dokumentacije i obaveštavanje putem e-pošte.

Upotreba ShakeSpeare DMS doprinosi smanjenju troškova i povećanju efikasnosti rada na sledeće načine:

• Smanjuje količinu potrebnih kopija svakog pojedinačnog dokumenta.
• Sprečava mogućnost da se dokument izgubi.
• Štedi vreme na pronalaženju potrebnog dokumenta.
• Smanjuje upotrebu tonera za štampače.
• Ubrzava interkompanijsku komunikaciju i komunikaciju sa klijentima.
• Štedi prostor za skladištenje dokumentacije.
• Smanjuje mogućnost grešaka u radu.
• Omogućava upravljanje arhivom sa jednog desktop računara.

ShakeSpeare DMS je adekvatan alat koji do sada već upotrebljavaju:

• Ministarstva
• Banke
• Javne uprave
• Programerske kuće
• Agencije
• Proizvodna preduzeća
• Marketinške agencije
• Pravne službe u okviru preduzeća
• Advokati
• Svi drugi oblici organizacija

ShakeSpeare BPM modul omogućava sledeće:

• Jednostavno definisanje procesa.
• Intuitivnu upotrebu procesa.
• Praćenje stanja u kom se proces nalazi.
• Potpunu digitalizaciju procesa.
• Digitalni potpis.
• Integrisanost sa DMS, PMS, Effort Tracking modulima.
• Potpunu sledljivost procesa.
• Učestvovanje u procesima putem Web interfejsa.
• Obaveštavanje korisnika u slučaju kašnjenja u toku procesa.
• Izveštavanje po korisnicima i grupama korisnika.

ShakeSpeare BPM je sastavni deo ShakeSpeare aplikacije i integrisan je sa ostalim njegovim delovima kao što je upravljanje dokumentima (DMS), upravljanje projektima (PMS), nadzor nad radom (Effort tracking), rokovnik i slično.

Upotreba ShakeSpeare BPM-a doprinosi povećanju ukupne efikasnosti poslovnih procesa na sledeće načine:

• Smanjuje količinu štampanih obrazaca koji se kreću unutar organizacije.
• Smanjuje gubitak finansijskih i kadrovskih resursa.
• Povećava transparentnost poslovnih procesa.
• Sprečava mogućnost da se obrasci u okviru procesa izgube.
• Eliminiše prazne hodove u okviru procesa.
• Definiše poslovne proces od početka do kraja.
• Smanjuje broj koraka u okviru procesa.

ShakeSpeare BPM već sada koriste sledeće vrste organizacija:

• Osiguravajuća društva
• Klinički centri
• Konsultantske kuće
• Građevinske firme
• Preduzeća
• Advokati
• Servisni centri
• Ostali oblici organizacija kojima je neophodno da omoguće svojim mobilnim agentima na terenu on-line pristup do ažurnih podataka i izvođenje procesa.