Sa rastom firme raste i količina dokumenata koje svakodnevno kreirate, primate i obrađujete kao što su ugovori, fakture, ponude, interna akta. Kada ti dokumenti nemaju svoje mesto, posao usporava, a rizik od grešaka raste. Donosimo pet razloga zbog kojih implementacija sistema za upravljanje dokumentima (DMS) postaje logičan sledeći korak za vašu firmu.
1. Ubrzavate svakodnevne procese
Traženje pravog dokumenta, čekanje na potpis ili ručno prosleđivanje mejlova troši dragoceno vreme. DMS automatizuje tokove odobravanja i omogućava trenutnu pretragu po sadržaju i metapodacima, tako da se posao koji je nekad trajao danima završava za nekoliko minuta.
2. Smanjujete rizik od grešaka i gubitka dokumenata
Verzije dokumenata koje kruže mejlom lako dovode do zabune. Neko radi sa zastarelom verzijom ugovora ili se fajl jednostavno izgubi u nizu foldera. DMS čuva jednu, uvek ažurnu verziju svakog dokumenta, uz potpunu istoriju izmena, tako da uvek znate ko je, šta i kada promenio.
3. Imate potpunu kontrolu nad pristupom i bezbednošću
Nisu svi dokumenti za svakoga. Ugovori, podaci o zaradama ili finansijski izveštaji zahtevaju poseban nivo poverljivosti. DMS omogućava precizno definisanje prava pristupa po korisniku ili timu, čime štitite osetljive podatke, a istovremeno olakšavate saradnju tamo gde je ona potrebna.
4. Usklađenost sa propisima
Sve veći broj industrija suočava se sa strogim regulativama kada je u pitanju upravljanje podacima. DMS sistemi pomažu kompanijama da lako prate i usklađuju svoje poslovanje sa važećim zakonima i propisima. Mogućnost praćenja promena u dokumentima i arhiviranje dokumenata u skladu sa zakonskim zahtevima osigurava da kompanije izbegnu pravne probleme i kazne.
5. Omogućavate timu da radi zajedno, bez obzira gde se nalazi
Kada tim radi iz kancelarije, sa terena ili od kuće, deljeni folder na jednom računaru brzo postaje prepreka umesto rešenja. DMS obezbeđuje siguran pristup dokumentima sa bilo kog mesta i uređaja, uz jasno definisana prava pristupa i mogućnost da više ljudi istovremeno radi na istom dokumentu bez straha da će neko prepisati tuđe izmene. Saradnja tako ostaje efikasna čak i kada tim nije fizički na istom mestu.
Razmišljate o implementacija DMS rešenja?
Na današnjem tržištu možete pronaći bezbroj DMS rešenja koja nude dosta mogućnosti. Dokumenta su stubovi vašeg poslovanja, zbog toga morate biti pažljivi prilikom izbora DMS rešenja.
Odgovarajuće rešenje, kao što je Document Central, će Vam pomoći da postavite čvrstu osnovu za automatizaciju poslovnih procesa. To je moćan alat koji poboljšava sigurnost vaših podataka, povećava efikasnost i produktivnost, štedi vreme i čini upravljanje dokumentima lakšim nego ikada pre.
Document Central je dostupan online, možete mu pristupiti preko bilo kog internet pretraživača, što ga čini neverovatno jednostavnim za korišćenje.
