Efikasno upravljanje poslovnim dokumentima postalo je gotovo neophodno za uspeh preduzeća bez obzira na njihovu veličinu. Ako vaša kompanija još uvek koristi tradicionalne metode arhiviranja i organizacije, kao što su papirna dokumenta i fascikle, sigurno ste svesni koliko vremena i resursa može biti potrošeno na traženje i deljenje informacija.
Zato je sada vreme da otkrijete moć DMS-a (rešenja za upravljenje dokumentima). Ipak, svako DMS rešenje je različito, zbog toga je uvek dobra ideja da pažljivo procenite potrebe i usaglasite ih sa rešenjem koje razmatrate. Ovaj vodič će vam pomoći da shvatite suštinu DMS-a i odaberete rešenje koje najbolje odgovara vašim potrebama.
Šta je DMS?
DMS je softversko rešenje koje omogućava vašem preduzeću da organizuje, prati, deli i čuva sve vrste poslovnih dokumenata na centralizovan i digitalan način. Ovo uključuje fajlove, elektronske dokumente, e-poštu, slike i druge vrste digitalnog sadržaja.
Prednosti korišćenja DMS-a
Povećana efikasnost – DMS omogućava brz pristup i pretragu dokumenata, što smanjuje gubitak vremena u traženju informacija.
Bolja organizacija – Dokumenti su strukturirani i kategorisani, što olakšava njihovo grupisanje i organizaciju.
Deljenje i saradnja – Timovi mogu lako deliti dokumente, omogućavajući bolju saradnju i komunikaciju unutar preduzeća.
Sigurnost podataka – DMS pruža napredne sigurnosne opcije kako bi se zaštitili osetljivi podaci od neovlašćenog pristupa.
Smanjenje upotrebe papira – Osim što pomaže u očuvanju životne sredine, prelazak na digitalno čuvanje dokumenata smanjuje troškove štampanja i skladištenja.
Kako odabrati odgovarajuće DMS rešenje za vas?
Procenite svoje potrebe – Identifikujte glavne izazove u upravljanju dokumentima sa kojima se suočava vaše preduzeće. Razmislite o broju korisnika, vrstama dokumenata koje koristite i potrebama za deljenjem i saradnjom.
Funkcionalnost i prilagodljivost – Odaberite DMS koji nudi funkcionalnosti koje odgovaraju vašim potrebama i koji je dovoljno fleksibilan da se prilagodi promenama u vašem poslovanju.
Integracija sa postojećim sistemima – Proverite da li je DMS kompatibilan i integriše se sa već postojećim softverima i sistemima koje koristite u svom preduzeću.
Sigurnost – Sigurnost je ključna, posebno kada je reč o osetljivim poslovnim podacima. Odaberite DMS rešenje koje ima napredne sigurnosne funkcije, kao što su enkripcija i kontrola pristupa.
Korisnička podrška – Ako naletite na poteškoće prilikom korišćenja rešenja koje su vaše opcije? Na koji način možete da kontaktirate podršku? Sve ovo su pitanja koje biste trebalo postaviti sebi prilikom odabira rešenja.
I dalje niste sigurni koje DMS rešenje je za vas?
Na današnjem tržištu možete pronaći bezbroj DMS rešenja koja nude dosta mogućnosti. Dokumenta su stubovi vašeg poslovanja, zbog toga morate biti pažljivi prilikom izbora DMS rešenja.
Odgovarajuće rešenje, kao što je Document Central, će Vam pomoći da postavite čvrstu osnovu za automatizaciju poslovnih procesa. To je moćan alat koji poboljšava sigurnost vaših podataka, povećava efikasnost i produktivnost, štedi vreme i čini upravljanje dokumentima lakšim nego ikada pre.
Document Central je dostupan online, možete mu pristupiti preko bilo kog internet pretraživača, što ga čini neverovatno jednostavnim za korišćenje.
Ako imate bilo kakva pitanja u vezi sa Document Central-om slobodno nas kontaktirajte.
