Kako kompanije rastu, počinju da se susreću sa sve većim obimom dokumentacije. Dosta njih ima poteškoće sa upravljanjem ugovorima, formama i ostalom dokumentacijom, što pokazuje da je vreme za implementaciju modernog DMS rešenja. Usvajanjem ovih tehnologija kompanije digitalizuju i centralizuju dokumentaciju, snižavaju troškove, smanjuju mogućnost ljudske greške i poboljšavaju saradnju među zaposlenima i efikasnost.
Ovaj tekst će istražiti ključne pogodnosti koje DMS rešenje pruža kompanijama.
7 razloga za implementaciju DMS-a
Štedi prostor za skladištenje i snižava troškove – Kompanije koje koriste DMS rešenja mogu sniziti troškove koji se odnose na papir i skladištenje dokumenata, dok pojedini biznisi mogu smanjiti potrebu za većim kancelarijskim prostorima i sniziti svoje troškove. Još jedan način na koji vam DMS rešenje pomaže da uštedite novac jeste smanjenje mogućnosti greške. Papirna dokumenta, izgubljene fascikle i ručan unos podataka povećavaju verovatnuću ljudske greške, što u nekim situacijama može biti jako skupo. Digitalna dokumenta mogu biti daleko pouzdanija i pristupačnija.
Bolja saradnja i rad na daljinu – DMS rešenja omogućavaju zaposlenima da lakše sarađuju u okviru dokumenata. Timovi mogu lako deliti dokumente, omogućavajući bolju saradnju i komunikaciju unutar preduzeća. Dodatno, pojedina DMS rešenja omogućavaju ljudima da postave email obaveštenja za sebe i druge kada se status dokumenata promeni. Sve ove pogodnosti omogućavaju da timovi rade zajedno čak i ako se ne nalaze na istim lokacijama ili vremenskim zonama.
Brz i lak pristup dokumentima – Više ne morate da gubite vreme i čekate da kolege pronađu dokument koji vam je potreban. DMS rešenje omogućava brz, lak i jednostavan pristup dokumentima. Samo pretražite željeni dokument po odgovarajućim ključnim rečima i pristupite mu za čas.
Poboljšava efikasnost i produktivnost – Većina dokumenata u svom životnom ciklusu putuju od osobe do osobe, odeljenja do odeljenje i od vaše kompanije do treće strane. Dokumentacija često mora da prođe kroz nekoliko faza, a ponekad se ta ista dokumentacija može izgubiti na nečijem stolu. DMS rešenja ne samo da omogućavaju praćenje dokumenata, nego i obezbeđuju pregled dosadašnjih izmena, kao i da li je neko odobrio dokument.
Brže i bolje donošenje odluka – DMS rešenja omogućavaju da brzo donesete odluke zasnovane na činjenicama. Odgovarajući DMS obezbeđuje brz pristup relevantnim informacijama u realnom vremenu kojima možete pristupiti sa bilo kog uređaja. To maksimalno optimizuje proces odlučivanja.
Sigurnost podataka – DMS rešenje pruža napredne sigurnosne opcije kako bi se zaštitili osetljivi podaci od neovlašćenog pristupa.
Pomaže u očuvanju životne sredine – I poslednje, ali ne i manje bitno, DMS rešenje pomaže kompanijama da sačuvaju prirodu i drveće kroz smanjenu upotrebu papira.
Niste sigurni koje DMS rešenje je za vas?
Na današnjem tržištu možete pronaći bezbroj DMS rešenja koja nude dosta mogućnosti. Dokumenta su stubovi vašeg poslovanja, zbog toga morate biti pažljivi prilikom izbora DMS rešenja.
Odgovarajuće rešenje, kao što je Document Central, će Vam pomoći da postavite čvrstu osnovu za automatizaciju poslovnih procesa. To je moćan alat koji poboljšava sigurnost vaših podataka, povećava efikasnost i produktivnost, štedi vreme i čini upravljanje dokumentima lakšim nego ikada pre.
Document Central je dostupan online, možete mu pristupiti preko bilo kog internet pretraživača, što ga čini neverovatno jednostavnim za korišćenje.
Ako imate bilo kakva pitanja u vezi sa Document Central-om slobodno nas kontaktirajte.
